Teilnehmerdokumentation im Trainings- und Übungsbetrieb des SuS Olfen

Im Laufe der Zeit wurden auch in Hinblick auf den Sport vom Land NRW, vom Landkreis Coesfeld sowie von der Stadt Olfen mehr Möglichkeiten eröffnet. Immer mehr Abteilungen und Fachschaften konnten und können den Trainings- und Übungsbetrieb wieder aufnehmen. Für alle entsprechenden Zusammentreffen von Mannschaften und Sportgruppen des SuS muss allerdings sichergestellt werden, dass Infektionen mit dem Corona-Virus zurückverfolgt werden können. Hier werden die wichtigsten Fragen dazu beantwortet.

Warum müssen Teilnehmerlisten bei meinen SuS-Trainings- und -Übungs-Veranstaltungen geführt werden?

Im Fall, dass sich herausstellt, dass ein oder mehrere Teilnehmende an diesen Veranstaltungen infiziert waren, müssen Infektionsketten nachvollziehbar sein. Das geschieht mit Hilfe der Teilnehmerlisten. Im Fall des Falles müssen also dem Gesundheitsamt des Kreises Coesfeld auf Anfrage entsprechende Auskünfte gegeben werden.

Welche Personen müssen erfasst werden?

Erfasst werden müssen alle Personen, die am Trainings- und Übungsbetrieb teilnehmen, aber auch etwaige Zuschauer oder Eltern, die ihre Kinder bringen und noch eine Weile zuschauen. Nicht zu vergessen sind die Trainerinnen und Trainer bzw. Übungsleiterinnen und Übungsleiter.

Welche Daten sind zu erfassen?

Es ist ausreichend, wenn Vor- und Nachname bei SuS-Mitgliedern erfasst werden. Bei anderen Personen, deren weitere Kontaktdaten nicht bekannt sind bzw. die der Geschäftsstelle des SuS nicht bekannt sind, sollten mindestens noch eine Telefonnummer und ggf. auch die Adresse erfasst werden. Sollten die Daten vom Gesundheitsamt erfragt werden, können weitere Kontaktdaten (ggf. mit Unterstützung der Geschäftsstelle) ergänzt werden.

Zusätzlich zu den personenbezogenen Daten ist Datum und Zeitraum des Trainings / der Übung zu erfassen bzw. – wenn davon grob abweichend – die Anwesenheitszeiträume obiger Personen.

Wie kann ich die Daten erfassen?

Das kann natürlich schriftlich und formlos auf einem Blatt Papier erfolgen. Genauso kann man aber auch entsprechende Notizen mit dem Smartphone machen. Auch eine Fotodokumentation kann den Zweck erfüllen – vorausgesetzt, dass man im Falle einer Anfrage des Gesundheitsamts schnell in der Lage ist, aus der Fotodokumentation eine vollständige Teilnehmerliste zu erstellen.

Wer ist überhaupt verantwortlich?

Verantwortlich sind (wie so oft) die Trainerinnen und Trainer, Übungsleiterinnen und Übungsleiter. Natürlich könnt ihr die praktische Umsetzung an andere Personen übertragen. Im Falle einer Infektion werdet jedoch in erster Linie ihr gefragt sein, vollständige Teilnehmerlisten auf Anfrage und unmittelbar bereitzustellen.

Wie lange muss ich die Daten aufbewahren?

Vier Wochen ab Datum des Trainings oder der Übung müssen die Teilnehmerlisten aufbewahrt werden. Nach vier Wochen sind die Daten zu vernichten bzw. zu löschen.

Was ist mit den Datenschutzbestimmungen?

Es gilt: Die Teilnehmerlisten werden rechtmäßig erhoben: Die Coronaschutzverordnung des Landes NRW verlangt das von uns (§ 2a Absatz 2 CoronaSchVO). Da es also diese Rechtsgrundlage gibt, ist es nicht erforderlich, sich das Einverständnis der Personen, die auf den Teilnehmerlisten erfasst werden, geben zu lassen (Artikel 6 Absatz 1 lit. c DSGVO).

Was ist mit der Datensicherheit?

Wichtig ist es, mit den Teilnehmerlisten sorgfältig umzugehen. Niemand außer den Trainerinnen und Trainern, Übungsleiterinnen und Übungsleitern sollte auf die Daten zugreifen können. Einzige Ausnahme: Das Gesundheitsamt erfragt die Daten im Falle einer Infektion. In dem Fall kann auch die Geschäftsstelle des SuS einbezogen werden, um die Namenslisten mit weiteren Kontaktdaten wie die postalische Adresse zu ergänzen.

An wen kann ich mich mit weiteren Fragen wenden?

Der Datenschutzbeauftragte des SuS Olfen steht für Fragen zur Verfügung (Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!; Telefon 01 78 / 9 81 00 09).